Digitalisasi Layanan Manajemen ASN dalam Platform ASN Digital

Kota Yogyakarta, 25-03-2025. Pemerintah terus berupaya meningkatkan efisiensi, transparansi, dan efektivitas dalam pengelolaan Aparatur Sipil Negara (ASN) melalui digitalisasi layanan kepegawaian. Badan Kepegawaian Negara (BKN) menghadirkan Platform ASN Digital yang terintegrasi untuk mempermudah akses layanan bagi seluruh ASN di Indonesia. Platform ini mencakup berbagai aspek, mulai dari perencanaan kebutuhan hingga pemberhentian dan pensiun.

Struktur layanan dalam Platform ASN Digital meliputi beberapa tahap utama:

  1. Perencanaan Kebutuhan
    • Layanan Peta Jabatan
    • Perencanaan Kebutuhan
    • Penetapan Formasi
  2. Pengadaan
    • Pendaftaran CASN (Calon Aparatur Sipil Negara)
    • Pendaftaran Sekolah Kedinasan (Sekdin)
    • Seleksi CAT (Computer Assisted Test)
    • Pengolahan Nilai
    • Penetapan NIP (Nomor Induk Pegawai)
  3. Pengelolaan Kinerja
    • Layanan Kinerja
    • Layanan Manajemen Kinerja Organisasi (MAKO)
    • Layanan Presensi
  4. Pengembangan Talenta dan Karier
    • Layanan Manajemen Talenta
    • Layanan ASN Karier
    • Layanan Manajemen Jabatan Fungsional (JF)
    • Layanan BKN Pedia
    • Layanan Pengembangan Kompetensi (Penkom) melalui CACT
    • Layanan Pengembangan Kompetensi (Penkom) melalui AC
  5. Pemberhentian dan Pensiun
    • Layanan Pemberhentian
    • Layanan TOSS Taspen (Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri)
    • Layanan Peninjauan Masa Kerja
    • Layanan SKK (NIP, CLTN, rekomendasi Tewas)
    • Layanan Kepegawaian Internal Instansi
    • Layanan Pindah IKN (Ibu Kota Negara)
    • Layanan Konversi Angka Kredit
    • Layanan Indeks Profesionalisme ASN (IP)

Selain itu, terdapat layanan tambahan dalam pengelolaan ASN, seperti layanan pindah instansi, peremajaan data, pencantuman gelar, mutasi terintegrasi (I-Mut), disiplin terintegrasi (I-Dis), serta layanan penilaian sistem merit dan NSPK. Fasilitas lainnya mencakup layanan pelanggaran netralitas (SBT), layanan integritas moralitas (IM), layanan bantuan hukum (Bankum), dan kesejahteraan ASN, termasuk Kartu ASN Virtual serta Karis Karsu Virtual.

Untuk mendukung keberlangsungan layanan digital ini, berbagai sistem pendukung juga diimplementasikan, seperti SSO BKN, integrasi API services, portal satu data, tanda tangan elektronik (TTE), serta sistem pengelolaan dokumen digital (DMS). Keamanan dalam sistem ini menjadi perhatian utama, dengan penerapan Multifactor Authentication (MFA) sebagai standar wajib.

MFA meningkatkan keamanan akses dengan mengurangi risiko akses tidak sah dan serangan siber. Sistem ini menerapkan metode seperti sandi, PIN, pertanyaan keamanan, Google Authenticator, OTP, serta biometrik (sidik jari dan face recognition). Dengan penerapan MFA, layanan digital ASN memenuhi standar keamanan seperti ISO, SNI, dan GDPR.

Panduan Ringkas Reset Password dan Aktivasi MFA pada Platform ASN Digital

1. Cara Melakukan Reset Password

  1. Login ke Platform ASN Digital
    • Masukkan username dan password yang sama dengan MyASN.
    • Jika password tidak memenuhi syarat, perbaiki dengan:
      • Minimal 12 karakter
      • Menggunakan huruf besar
      • Menggunakan angka
      • Menggunakan simbol
  2. Jika Password Lemah
    • Gunakan passphrase yang mudah diingat, contoh:
      • MatahariTerbit → Tambahkan angka & simbol: Matahar1Terb!t
    • Klik Reset Password.
    • Login kembali dengan password baru.

2. Aktivasi Multifactor Authentication (MFA)

  1. Aktivasi MFA Setelah Login
    • Setelah login, akan muncul pop-up aktivasi MFA.
    • Klik Aktifkan MFA atau OTP.
  2. Download Aplikasi Authenticator
    • Disarankan menggunakan Google Authenticator.
    • Bisa diunduh dari Play Store (Android) atau App Store (iPhone).
  3. Proses Aktivasi MFA
    • Buka aplikasi Google Authenticator.
    • Klik tombol Tambah (+) lalu pilih Scan QR Code.
    • Scan kode QR yang muncul di platform ASN Digital.
    • Kode OTP akan muncul di aplikasi Authenticator.
  4. Login dengan MFA
    • Masukkan username dan password seperti biasa.
    • Input kode OTP dari Google Authenticator.
    • Klik Masuk.

3. Cara Reset MFA Jika Terhapus atau HP Hilang

  1. Masuk ke Platform ASN Digital.
  2. Pilih Menu Reset MFA.
  3. Masukkan Username.
  4. OTP Akan Dikirim ke Email.
  5. Masukkan OTP dari Email.
  6. Klik Reset MFA.
  7. Lakukan Aktivasi MFA Kembali seperti langkah di atas.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, keamanan akun ASN Digital Anda akan lebih terjaga dengan MFA yang aktif.

Untuk menjaga keamanan akun, pengguna disarankan menggunakan kata sandi yang kuat dengan minimal 12 karakter yang mencakup huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol. Disarankan juga untuk mengganti kata sandi setiap tiga bulan dan menghindari penggunaan informasi pribadi dalam kata sandi. Alternatif lain yang lebih aman adalah menggunakan passphrase yang mudah diingat namun sulit ditebak.

Transformasi digital dalam manajemen ASN ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi layanan serta memastikan kualitas data ASN yang lebih baik. Dengan adanya integrasi ke dalam Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN), seluruh instansi telah terhubung dalam satu sistem yang menjadi bagian dari INAGOV (Indonesia Government). Validasi gaji Indeks Profesionalitas ASN kini telah menggunakan data ASN secara real-time.

Dalam penerapannya, BKN berkolaborasi dengan berbagai institusi dan pemangku kepentingan terkait untuk memastikan layanan ini berjalan optimal. ASN juga dapat melakukan pemutakhiran data secara mandiri melalui layanan MYASN guna memastikan data yang akurat dan berkualitas. Digitalisasi ini sejalan dengan nilai dasar ASN BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) serta semangat "Bangga Melayani Bangsa."

Melalui artikel ini, BKPSDM Kota Yogyakarta mengharapkan seluruh ASN di lingkungannya dapat menyesuaikan diri dengan transformasi digital ini, terutama dalam meningkatkan keamanan data melalui penerapan Multi-Factor Authentication (MFA). Sebagai bentuk dukungan, kami juga melampirkan panduan video tutorial agar proses penyesuaian ini dapat dilakukan dengan lebih mudah.

BKPSDM Kota Yogyakarta terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang diterapkan secara nasional. Dengan mengikuti standar keamanan yang ditetapkan dan memanfaatkan inovasi digital, BKPSDM berkomitmen untuk memberikan layanan kepegawaian yang lebih modern, efisien, dan aman bagi seluruh ASN di Kota Yogyakarta. (vemiadi,sumber: https://www.youtube.com/watch?v=yTQWbdD9gpY&ab_channel=%23ASNPelayanPublik)